Registrid

• Kasutajad ja kasutajaõigused
• Kliendid, tarnijad, tootjad, vedajad
• Laod ja osakonnad
• Kliendigrupid
• Kliendikontaktid
• Kaubad
• Kaubagrupid
• Üldregistrid
• Lisaparameetrid

Kasutajad ja kasutajaõigused

Kõik tarkvarade Ladu20/laomees/TelliKMA kasutajad kirjeldatakse ühises loetelus, sama registri alusel toimub ka kasutajate tuvastamine.

Olulisemad andmed on kasutajatel:

• kasutajakood (kasutatakse andmete logimiseks)
• kasutajanimi ja salasõna (autentimiseks)
• omanik (mitme osakonna puhul)
• õiguste grupp (kirjeldab kasutaja õigused)
• aruandegrupp (kirjeldab aruannete õigused)

Kasutajagrupid

Ladu20 kasutajaõigused on soovitatav seadistada kasutajagruppide lõikes, vähendades seeläbi andmete korduvat sisestamist. Samuti vähendab gruppide kasutamine võimalust eksimusteks kasutaja seadistamisel. Õiguste detailne nimekiri on välja toodud programmis endas ning võib ajas muutuda. Antud õigused on tähistatud täidetud valikukastidega.

Muudatused õigustes rakenduvad pärast kasutaja uut sisselogimist Ladu20-sse.

Laomees ja TelliKMA

Laomehe ja TelliKMA kasutajaõigused seadistatakse kokkuleppel kliendiga eraldiseisvalt ning neid ei ole võimalik kasutajatel endal jooksvalt muuta.

 

Kliendid, tarnijad, tootjad, vedajad

Kõigi laoettevõtte partnerite andmed asuvad Ladu20 kliendiregistris ühiste kirjete - kliendikaartidena.

Üldandmed

Kliendi üldandmed kirjeldavad ära peamised kliendi informatiivsed kirjed:

• kontaktandmed ning juriidilised andmed - kasutatakse loendites ning väljatrükkidel
• kliendigrupid - kasutatakse aruandluses ning erilahenduste teostamiseks, väärtused võetakse kliendigruppide registrist

Kliendiolekud

Sõltuvalt vajadusest on võimalik kliente defineerida läbi erinevate rollide, ehk kliendiolekute:

• klient - on võimalik valida müügidokumentidele
• tarnija - on võimalik valida ostudokumentidele
• tootja - on võimalik siduda kaupade ning ostudokumentidega
• vedaja - on võimalik siduda ostu- ja müügidokumentidega tarnete korraldamiseks
• omanik - tähistab ettevõtte osakonda; on kasutusel ka logistikalahendustes tähistamaks, kellele kuuluvad laos asuvad kaubad või tellimused
• kassaklient - tähistab kliente, kes saavad oste teostada ainult kassades
• eraisik
• juhuklient - üldine klient, kelle puhul eraldi kliendikaarti ei kasutata; dokumentidel kuvatakse juhuklientide jaoks eraldiseisvaid ning ühekordselt kasutatavaid nime- ja aadressi lahtreid;

 

Klientide seosed

Ladu20s on klientide hierarhia kirjeldamiseks kasutusel kolm eraldi terminit:

• klient - firma/osakond, kellele esitatakse või kes esitab tellimusi
• maksja - firma, kellelega toimub arveldamine
• saaja - firma/osakond, kellele viiakse kaubad

Näiteks on iga ketikaupluse pood kirjeldatud eraldi kliendina ja nende maksjakliendiks on vastava keti peaettevõte, võimaldades kaubad tarnida õigetesse punktidesse ning arveldused koondada keti emaettevõttele, kes on märgitud maksjaks.

Saajaklient on mõiste mida kasutatakse kui ühe kliendi n. eri tüüpi arved peavad liikuma eraldi arvelduses aga kaup liigub samasse kohta. Näiteks, kui restorani kontor kliendina tellib kaupu, arve maksab restorani emaettevõte ning kaubad viiakse saajale - restorani tootmisüksusesse kõrvalmajja.

Lepingu- ja võlahaldus

Võimaldab kirjeldada kliendi lepingu andmed ning finantstingimused kliendi teenindamiseks, sh viivise, maksimaalse arvesuuruse, krediidilimiidi, maksepäevade arvu, valuuta ja hinnatäpsuse dokumentidel (mitu kohta peale koma).

Panga andmed on kasutusel, kui kasutusel on ka Ladu20 reskontro või on teostatud liidestus raamatupidamistarkvaraga. Viimase korral edastakse need  andmed elektroonselt raamatupidamistarkvarale.

Intrastat

Soovides Ladu20s saada kätte ka intrastati aruande tuleks kliendikaardil täita ka Intrastati riik.
Täiendavad valikud plokis on vaikimisi valikandmed
uute dokumentide loomiseks ning nende muutmine
ei muuda tagantjärele varasemalt tehtud dokumente. 

Müügihaldus

Kliendile on võimalik defineerida kuni kolm seotud kasutajat, vastavalt valitud andmeid kasutatakse aruandluses ning eesmärgisüsteemides andmete koondamiseks ja analüüside teostamiseks:

• Müügiagent - peamine müüja
• Müügiagent 2 - vabalt kasutatav
• Müügijuht - valdkonnajuht

Ühtlasi on võimalik registreerida kliendi tellimis- ja külastussagedust ja ka seda et mis liiki dokumente on võimalik TelliKMAga teha (tellimus, soovituslik tellimus või arve)

EDI dokumendid

Ladu20 puhul on võimalik elektroonselt andmeid partneritele saata järgnevaid EDI kanaleid pidi:

• Telema
• Edisoft
• E-arve meilile
• Riiklik e-arveldaja

Dokumentide saatmise jaoks on kliendikaardil vaja valida vastav saatmisviis (EDI ja/või meiliga saatmine) ning sobiv kanal. 

Arvete saatmine läbi E-arveldaja  on Ladu20 kasutajale tasuta.

Dokumentide seadistused

Kliendipõhiselt on võimalik häälestada ka, millistesse dokumendiliiki kliendi dokumendid vaikimisi tehakse ning valida ka kliendipõhised vaikimisi väljatrükid, kui need peaksid erinema tavapärasest.

Parameetrid

Kliendikaardil toimub ka kliendi lisaparameetrite kirjeldamine. Viimastest loe lähemalt vastavast peatükist.

Kliendikontaktid

Kliendikaardil on võimalik igale kliendile kirjeldada piiramatul hulgal kliendikontakte koos seotud andmetega. Kontakte kasutatatakse dokumentide kirjeldamisel, meilide andmisel ning muudel juhtudel firmaga seotud isikute määratlemiseks. Lähemalt on selles juttu omaette peatükis Kliendikontaktid.

Kliendikaardi lisaloendid

Kliendikaardilt on lisaks andmete kirjeldamisele võimalik saada ka ülevaade kliendiga seotud muudest andmetest, näiteks:

• kehtivad hinnakokkulepped
• võlgnevused
• taara saldo
• üles laetud lisafailid
• CRMi kirjete ülevaade
• alamklientide loend

Laod ja osakonnad

Ladu20s  ei ole eraldi lao mõistet ja selle asemel kasutatakse kaupade või partiide või laoaadresside klassifitseerimist. 

Selline lähenemine annab oluliselt suurema vabaduse andmete töötluseks ja jäävad ära kõik eri ladudega seotud tehnilised piirangud. 

Näited võimalikest olukordadest:

1. Ettevõttel on filiaal Tallinnas ja Tartus. 

* Ladu20 on kirjeldatud kliendiregistris 2 omanik/ladu : Tallinn ja Tartu.

*  kõik kliendid ja kaubad on kasutatavad mõlemas asukohas aga nende laoseisud hoitakse eraldi. Selleks on laoaadressidel küljes klassifikator mis määrab konkreetse aaderssi asukoha. Süsteemi tasemel on osakond määratud partiile. 

* kasutajatel on küljes klassifikaator mis seob ta vastava asukohaga. 

* kõik dokumendid on seotud klassifikaatoriga mis määrab dokumendi osakonna. 

 

2. Ettevõte pakub laoteenust paljudele ettevõtetele

* Ladu20 on kirjeldatud kliendiregistris eraldi omanikuna kõik ettevõtted  kellele teenust pakutakse

*  kõigi süsteemi kirjeldatud klientidel on määratud omanik kellele ta kuulub

*  kõigile süsteemi kirjeldatud kaupadele on määratud omanik kellele kuulub

* kasutajatel ei ole küljes piiranguid ja nad saavad tegeleda kõigi kaupadega

* kõik dokumendid on seotud klassifikaatoriga mis määrab dokumendi omaniku. 

 

Kliendigrupid

Kliendigruppide peamine eesmärk on võimaldada saada soovitud detailsusega analüüsi klientide lõikes. Seega on võimalik, et klient kuulub mitmesse gruppi, läbi mille aruandeid või väljavõtteid koostada. Näiteks, et teostada aruanne müügidokumentidest A-tasandi kliendidele, kes kuluvad piirkonnagruppi Mandri-Eesti.

Ladu20s on võimalik kliente klassifitseerida kuni kümne omavahel sõltumatul tasemega. Gruppide defineerimine toimub süsteemi püsiandmetes ning seda saavad teostada vastava õigusega kasutajad.

Enamlevinud kategooriad on:

• kliendi piirkond
• kliendi tegevusala
• XYZ kliendikategooria
• kliendi füüsiline või finantsiline suurus

Kliendikontaktid

Kliendikontaktide register on Ladu20 kliendiregistri alamosa, kus on võimalik hallata partneritega seotud kontaktisikuid. Näiteks hankija puhul erinevate osakondade kontaktisikuid, nende kontaktandmeid ja rolle.

Eriti oluline on kontaktide register kui kasutatakse veebipõhist tellimiskeskkonda või muid veebilahendusi, kus partnerkliendid peaksid ligi pääsema teie infosüsteemidele.

Sellisel juhul on kliendikontakti küljes kirjeldatud veebi ligipääsud ning eraldi märgitav, millised kontaktisikud on antud firma mõistes n-ö veebi peakasutajad (näiteks näevad kõikide enda firma osakondade dokumente, kaupu vmt).

Lisaks kontakti põhiandmetele saab kliendikontaktides määrata ka vaikimisi kontaktid, kellele saadetakse automaatselt arved, saatelehed, saldoteatised.

 

 

 

 

 

Kaubad

Ülevaade:

"Kaubad" aknas saab näha kõike, mis ühe kauba puhul vajalik. Kogu kaubainfo koos hindade, asenduste, parameetrite, partiide, piltide ning hinnakokkulepetega. Lisaks kauba hetkeseisu, tellitud- ja reserveeritud koguseid. Kaupu saab lihtsalt lisada, muuta ja varjata vastavalt vajadusele.

Süsteemi käitumist kõige rohkem mõjutavad kauba andmed

• Kaubakaardi hind ("hind KM-ta") on enamasti peamine müügihind. Selle suhtes hakkavad kehtivma enamus allahindlused. 
• "Kaup on aeguv"/ "kaup ei ole aeguv"  - aeguvate kaupade puhul hoitakse süstemis iga eri aegumiskuupäevaga partii laoseisu eraldi.
• Aeguvate kaupade puhul on soovitatav märkida ka "toote eluiga" .  Kui see on mägitud aitab Ladu20 kauba saabumisel mugavalt jälgida,  et saaabunud kaup oleks piisavalt värske. Kaupu väljastades arvutab Ladu20 "toote eluea" ja kliendi poolt "nõutud kauba värskuse" info alusel välja millised partiid on konkreetsele kliendile müümiseks kõlbulikud. 
• "abiühik" - soovitatav täita kaalukauba puhul, kui seda on aegajalt on vaja müüa tükkides (n. Õun. tema põhiühik on enamasti laos "kg", samas aegajalt mõni klient vajab konkreetset tükilist kogust, siis võimaldab süsteem tellimuse vastu võtta abiühikus. Väljastades kuvatakse laomehele kogust abiühikus, ta peaks vastava koguse kaaluma ja sisestama juba konkreetselt väljastatavaks koguseks koguse kg.-s )
• "tarnija kaubakood" ja "kirjeldus". Kui need on täidetud saab Ladu20 ostutellimuse tarnijale saata tarnijale tuttavates koodides ja nimetustes.
• "eritellimus"- toode. Kaup millele oma laos üldjuhul laoseisu ei hoita ja tellitakse lattu vaid siis kui on olemas  konkreetne müügitellimuse klient kes seda kaupa soovib.
• "instrastati  info" - vajalik täita, kui on soov/ vajadus Ladu20s otse saada kätte Statistikaameti poolt nõutavat intrastati aruannet
• "pakendiringluse info"- vajalik täita, kui on soov/ vajadus Ladu20s otse saada kätte Statistikaameti poolt nõutavat pakendiringluse aruannet

---

Uue kauba lisamine: 

Uue kauba lisamiseks tuleb kõigepealt "Kaubad" lehele minna ja klikata "Uus". Selle peale avaneb tühi kaubakaart, kuhu andmeid sisestada. Kõige olulisemad on nimetus, kaubakood ja joonkood. Lisaks kogu hinna- ja grupeerimise info. 

 

"Lisa" leheküljelt saab kaubale lisada täpsemat infot (ühikud, kaalud, mõõdud, säilitamine jne), tarnijainfot, aegumisi ja nähtavusi.

 

 

Kaupade muutmine ja varjamine:

Kaubakaardil muudatuste tegemiseks tuleb lihtsalt minna soovitud kauba rea peale ja klikata sellel. Kõrval avaneb koheselt kaubakaart (nagu ülemisel pildil), kus saab koheselt muudatusi teha. Muudatuste salvestamiseks vajuta lõpus üleval servas olevat "Salvesta" nuppu.

Kaubad mida enam  lähitulevikus ei ole plaani müüa on soovitatav varjata (kaupu süsteemist kustutada ei saa, kuna muidu kaoks vana ajalugu). Kauba varjamiseks tuleb soovitud kaubal klikata ning avanenud kaubakaardi all servas panna linnuke kasti "Varjatud" (pildil nr 1). Varjatud kaupade hilisemaks nägemiseks tuleb üleval reas aktiveerida "varjatud" täpike (pildil nr 2).

 

 

 

Vaata ka jaotist kaubagrupid

Kaubagrupid

Kaupade lihtsamalt liigitamiseks oleme loonud kaubagrupid. 

Kaubagruppide seadistamine

Kaubagrupi lisamiseks tuleb kõigepealt Ladu20 püsiandmete "Seadistused" alt kirjeldada ära uusi "Kaubagrupeeringuid" (Kirjelda ja vajuta üleval "salvesta").

Gruppide lisamine

Järgmiseks tuleb püsiandmete alt minna "Grupeeringud" aknale ja avada sobiva grupi loend. Vajutades seal nuppu "Lisa" avaneb pildilolev aken, kus saab ära kirjeldada koodi, määrata ülemgrupi ning kirjelduse. Salvestades on olemas uus kaubagrupp.

Kaubagruppidele on võimalus lisada ka alamgruppe.

Kauba loetelu saab järjestada ka kaubagrupi alusel. Selleks tuleb "Kaubagrupp" veerul lihtsalt klikata (pildil).

Üldregistrid

Ladu20-s  on kasutusel veel palju harva muudetavaid registreid. Kõik alljärgnevad registrid on leitavad menüüpunktist "püsiandmed":

• autod - kasutatav logistikamodulis 
• CN8 - vajalik intrastati aruande jaoks
• brändid
• filiaalid
• ikoonid - kasutusel veebipoe jaoks
• inventuuride liigid
• kaubaühikud
• keeled
• küsitlused - TelliKMA küsitluste kirjeldamine
• liikumiste liigid - sissetuleku ja väljastuse dokumentide klassifikaator
• partiide soodusklassid 
• riigid - peamiselt vajalik intrastati klassifitseerimiseks
• sündmuste tüübid - kasutusel TelliKMA CRM-s
• tarnetingimused 
• taski liigid
• tunnused - võimadab omavahel seotud dokumente siduda
• valuutakursid

 

Lisaparameetrid

Mitmeid süsteemi parameetrid kirjeldame ka Ladu20 püsiandmed alamsektsioonid "seadistused"

Siin on kirjeldatud:

• loeteludesse dünaamiliselt lisatavate veergude nimed
• integreeritud programmide API lingid
• Ladu20 baasi jaoks mittesüsteemsed parameetrid

Valikregistrite haldus

Valikregistrite sisusid saab hallata plokis "püsiandmed". Ekraani vasakul pool tuleb valida registri nimetus (1) ja paremal pool anda sellele väärtus (2). Sobiva registri puudumisel saab lisada uue registri vajutades nuppu "uus" (3).